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关于2018级新生建立档案的相关工作通知
来源: 郑州电力职业技术学院      时间:16-11-19       浏览次数:67

关于2018级新生建立档案的相关工作通知

18辅导员

   为切实做好2018级新生档案的建立工作,进一步提高我院档案管理水平,逐步使学生档案工作规范化、系统化,按照《郑州电力职业技术学院学生档案管理办法》郑电职院2009【37】号的文件精神,现将对2018级新生建立档案相关工作通知如下:

  1. 建档时间

    2018年11月19日—2017年11月29日

    二、建档程序

    1、各班辅导员收集、整理学生纸质档案。

    2、各系、部指定建档负责人于11月19日下午到学生处档案室领取学生建档材料。

    2、学生建档领取材料包括:档案袋、新生登记表。

    3、辅导员为班级建档负责人,保证本班级建档人数准确无误,凡请假、休学、参军学生一律在建档范围之内。若本班在籍学生建档时遗漏,后果自负。

    三、填写说明

    1、档案袋和所有表格一律用黑色钢笔或水笔填写,档案袋目录顺序为:新生登记表、体格检查表、入学资格审查表、团关系、通知书、准考证、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高中学籍表(或同等学历证明、中专档案)。(注:以上信息没有的不写,按顺序依次前移,中间不留空白。)

    2、新生登记表:学生基本情况填写完整。家庭地址和出生年月日等基本信息不得空白。家庭基本成员至少两人(不包括本人),专业填写齐全(例如继电保护,应填写为电力系统继电保护与自动化),入学时间统一写2018年9月1日。

    3、体格检查表:由各系档案负责老师处领取。

    4、凡是团员的学生,团关系材料一律装入学生档案。(团关系材料包括:入团申请书、入团志愿书或介绍信)在档案袋的目录上填写团关系即可。

    5、高中档案从本系档案负责老师处领回,由辅导员亲自负责把相关材料装入学生在校新建立的档案内。要求做好详细统计,电子汇总表与纸质档案信息一致。

    6、档案所有材料填写必须完整、真实。班主任辅导员按照“学生档案编制说明”(附后)的要求认真填写学生档案号(档案号中的学籍号用教务处给的学籍号为准),保证填写的清晰、无误,整理完交系部建档负责老师处审核。

    工作要求

    1、高度重视,专人负责。学生档案是学生在校期间政治、思想、品德、学习等方面的真实记录,保证档案资料的齐全、完整,为用人单位提供可靠的依据。

    2、认真核查,确保无误

    1)档案内的材料必须与档案袋的目录材料一致;

    2)档案内所有登记表填写必须完整,填写时须统一用黑色钢笔或水笔;

    3)档案内所有应贴照片的登记表必须用在校学籍照片,复印照片无效;

    4)学生档案号准确无误;